No Image

Что такое сэд электронный документооборот

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
22 января 2020

  • Найти и оформить в виде сносок ссылки на независимые авторитетные источники, подтверждающие написанное.

Пожалуйста, после исправления проблемы исключите её из списка параметров. После устранения всех недостатков этот шаблон может быть удалён любым участником.

Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Выделение данной категории автоматизированных систем (как и понятие документооборота) характерно для постсоветского пространства, близкие к ней глобальные классы программного обеспечения — системы управления записями и ECM-системы.

Содержание

Основные понятия электронного документооборота [ править | править код ]

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 7.0.8-2013); комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота [ править | править код ]

  • Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.
  • Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
  • Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
  • Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
  • Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
  • Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

Классификация систем электронного документооборота [ править | править код ]

  1. Универсальные «коробочные» СЭДО:
    • стандартный набор функций;
    • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;
    • низкие временные затраты на приобретение и установку;
    • относительно низкая стоимость;
    • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.
    • Индивидуально разрабатываемые СЭДО:
      • максимально персонифицированная система;
      • большие временные затраты;
      • высокая стоимость разработки;
      • сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.
      • Комбинированные СЭДО:
        • базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;
        • полное соответствие нуждам предприятия;
        • небольшие временные затраты на разработку и внедрение;
        • стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа;
        • передача заказчику прав на продукт;
        • простота освоения и использования;
        • полная локализация;
        • удобный интерфейс;
        • взаимодействие с существующими офисными приложениями.

        Рынок систем электронного документооборота в России [ править | править код ]

        По данным агентства International Data Corporation, на которые ссылается издание PC Week [1] , в 2012 году затраты компаний на внедрение СЭД выросли на 20 % по сравнению с 2011 годом, а объём продаж тиражных программных продуктов — на 13 %. Согласно обзору аналитического агентства TAdviser, представленном в материале Cnews [2] , российский рынок СЭД (ЕСМ) и услуг по их внедрению в 2012 году составил в объёме 25,6 млрд рублей, а ежегодный рост рынка составляет от 20 до 35 процентов. На российском рынке представлены как отечественные системы, созданные внутри страны, так и решения на базе крупнейших СЭД (на западе применяется аббревиатура EDMS) и ЕСМ-систем (IBM Lotus — Notes, Microsoft SharePoint и др.).

        Лидером по количеству реализованных проектов внедрения СЭД является продукт «Дело» компании «Электронные офисные системы» (49 процентов проектов). К числу крупнейших проектов внедрения систем электронного документооборота в коммерческой сфере в 2012—2013 году в обзоре отнесены внедрения СЭД «Дело» в Центробанке (60 тысяч пользователей), внедрение EMC Documentum в Ростелекоме (56 тыс. сотрудников), проект по внедрению DocsVision в Сбербанке (50 тыс. пользователей). К крупнейшим интеграторам СЭД авторы обзора отнесли компании «Логика бизнеса», «КРОК инкорпорейтед», «ИнтерТраст» (CompanyMedia), ЭОС и все её партнеры (СЭД Дело и EOS for Sharepoint), «Парма-Телеком» (на базе SAP /R3) и «Хоулмонт» (на базе СЭД ТЕЗИС).

        По данным аналитического отчета петербургской компании DSS-Consulting (на который ссылается издание IT-Bestsellers [3] ) к числу наиболее внедряемых продуктов отечественного рынка СЭД относятся следующие: по числу проектов внедрений в 2012 году — СЭД Дело (25,3 % проектов), Directum (23,6 %), DocsVision (13,3 %), 1С: Документооборот (12,7 %), CompanyMedia (5,9 %); по числу автоматизированных рабочих мест — СЭД Дело (40,1 %), CompanyMedia (17,5 %), DocsVision (17,1 %), Directum (8 %). Ещё один критерий — это количество новых внедрений в 2012 году, по данной позиции лидерами являются пять продуктов — СЭД Дело (42,1 %), Directum (28,2 %), DocsVision (9,3 %), Логика ЕСМ (БОСС-Референт) (6,1 %) и ТЕЗИС (4,3 %).

        Что касается государственной сферы, по данным отчета Министерства коммуникаций и связи [4] , основанного на данных опроса 79 ведомств, в 2013 году СЭД были внедрены в 74 федеральных органах исполнительной власти, из них 4 органа (ФССП, ФНС, Министерства культуры и Министерства транспорта) используют несколько разных систем, а 17 ведомств подключены к межведомственным системам электронного документооборота (23 % всех органов), а три из них так же подключены к элементам электронного правительства . Не были внедрены системы электронного документооборота в ФСТЭК, ФСБ, СВР, Ростуризме и МВД.

        Читайте также:  Что лучше asus или gigabyte видеокарты

        Еще несколько лет назад о системах электронного документооборота говорили как о светлом будущем. Сегодня они уже активно используются на частных и государственных предприятиях. Но самое главное, что спрос постоянно растет на СЭД. Что такое система электронного документооборота и как она действует, рассмотрим на примере действующих в РФ систем.

        Предпосылки

        Чтобы лучше понять, как функционирует программа СЭД, нужно рассмотреть базовые понятия и задачи. Ключевыми являются факторы, от которых зависит выбор той или иной системы.

        Если организация может функционировать в условиях неформального управления, то потребность в документообороте отсутствует. С появлением бизнес-процессов возникает потребность в управлении механизмом с помощью упорядоченной документации. Если не заниматься бумагами своевременно, то они начнут накапливаться и теряться.

        В качестве альтернативы бумажным носителям используется специальная схема хранения файлов на сервере. Но и она работает недолго. С ростом объемов компании увеличивается потребность в хранении и синхронизации информации.

        Возникает дилемма: использовать ли для хранения информации старые бумажные носители или СЭД. Что такое важное можно получить благодаря электронной системе? Повысить эффективность деятельности организации.

        Экономический эффект

        Эффективность работы можно увеличить двумя путями: уменьшить затраты или увеличить результат. Документы СЭД позволяют добиться сразу двух целей. То есть внедрение системы позволяет организации меньше тратить, но больше зарабатывать.

        Снижение затрат осуществляется за счет сокращения расходов на бумагу, непроизводительных затрат времени, ускорения процесса обмена информацией, изменения корпоративной культуры.

        Чтобы оценить эффективность, которую предоставляет программа СЭД, нужно просчитать затраты рабочего времени на оформление бумажной документации. По оценкам консалтинговых компаний, такие операции занимают 20 % рабочего времени. В системе российской бюрократии на это уходит и того больше – 60 % времени. Внедрение СЭД позволит снизить эти затраты минимум в 10 раз.

        Делопроизводство и документооборот

        Эти два термина взаимосвязаны. Делопроизводство – это термин, обозначающий формальный набор правил работы с документами. Некоторые системы СЭД можно настраивать под правила делопроизводства, но есть и те системы, на основании которых уже формируется делопроизводство.

        Документ является единицей хранения информации в СЭД. Документооборот формируется из разных источников: других систем, приложений, электронной почты, но прежде всего – с отсканированных бумажных носителей. Поэтому сканеры и прочее оборудование являются неотъемлемой частью СЭД. Система хранит все документы, ведет их историю, обеспечивает движение по организации, выполняет с ними бизнес-процессы.

        В такой базе есть решение, поручение и приказ СЭД. Через них и осуществляется управление организацией. Любой документ снабжается "справкой". Набор полей в бланке зависит от типа документа. В системе информация хранится в виде базы данных каждого поля такой карточки.

        Функции и задачи СЭД

        Программа документооборота предназначена для решения таких задач:

        • систематизации работы с документами.
        • созданию документов по шаблонам, их регистрации хранение;
        • автоматизации учёта;
        • классификации документов.

        Рассмотрим детальнее функции СЭД. Программа документооборота используется для:

        • создания карточек.
        • формирования текста документа;
        • сохранения данных в формате pdf или ms word;
        • управления правами доступа пользователей;
        • создание маршрутов;
        • управления движением документов;
        • рассылки уведомлений, напоминаний;
        • ведения журналов, справочников, классификаторов;
        • формирования поручений;
        • поиска и подписание документов;
        • формирования отчётов.

        К общесистемным функциям можно отнести:

        • удалённую работу с документами;
        • использование СУБД для хранения данных;
        • одновременную работу с СЭД;
        • обеспечение безопасности через сертификаты, штрих-коды и персонализацию.

        Преимущества и недостатки

        Переход на СЭД имеет больше преимуществ, нежели недостатков. Однако некорректно организованный проект может уничтожить все плюсы автоматизации. Цели внедрения СЭД должны быть достижимыми. К преимуществам можно отнести:

        • централизованное структурированное хранение информации;
        • одинаковый подход к формированию и обработке документов;
        • использование шаблонов;
        • поиск;
        • аудит доступа.

        К недостаткам можно отнести высокие начальные затраты и скрупулезную работу по обучению пользователей.

        Процессы обработки документов

        В СЭД электронный документооборот проходит через ряд этапов, в процессе которых документу присваиваются определенные свойства. Обработка осуществляется как вручную, так и автоматически. Во втором случае задаются:

        • условия переходов между этапами;
        • разделения маршрута;
        • циклы обработки;
        • запуск подпроцессов, таймеров, процедур обработки;
        • задаются роли пользователей.
        • Создание документа.
        • Редактирование.
        • Переименование.
        • Перемещение.
        • Сохранение.
        • Индексирование.
        • Удаление.

        Расходы на СЭД

        Документооборот полноценно не может функционировать без лицензии, серверов, полноценной настройки и обучения всех пользователей. Каждый из этих элементов требует больших денежных затрат. Кроме того, не следует забывать об интеграции СЭД с другими системами, обновлении баз и ПО, консультациях службы техподдержки и прочих затратах на сопровождение.

        Внедрение СЭД

        Внедрение проекта может занимать нескольких месяцев. Процесс зависит как от количества документационных процессов, так и от финансовых, организационных и ресурсных возможностей. Внедрение осуществляется по такому алгоритму:

        • создание рабочей группы, определение руководителя;
        • определение целей и задач;
        • проверка существующих документационных процессов;
        • разработка технического задания;
        • выбор СЭД;
        • заключение договора на внедрение СЭД;
        • разработка и утверждение регламента работы;
        • проверка первоначального наполнения справочников;
        • предварительное испытание СЭД;
        • обучение персонала работе;
        • тестовое внедрение СЭД;
        • анализ результатов тестовой работы;
        • исправление ошибок;
        • полноценное внедрение СЭД.

        Ошибки внедрения

        Особое внимание следует уделить тем процессам, в которых необходимо наличие бумажного документа. Основная ошибка – это дублирование бумажного документа электронным. Это усложняет работу и вызывает негативное отношение к автоматизации. За выполнение двойной работы никто не доплачивает. Нужно выстроить процессы автоматизации без дублирования. Вторая ошибка – неподготовленность кадров. Чаще всего новые процессы воспринимаются в штыки. Поэтому нужно объяснить сотрудникам, зачем вообще внедряется СЭД, чтобы они осознанно подошли к процессу обучения.

        Читайте также:  Циклонный фильтр или контейнер что лучше

        Технологии хранения документов

        В СЭД электронный документооборот состоит из атрибутов, на основе которых осуществляется поиск, классификация, группировка и построение отчётов. Иногда документ создается по шаблону, иногда – путем перенесения данных из базы. Атрибуты хранятся в таблицах. Сам файл помещается в папку хранилища, информация из него – в каталог СУБД. Доступ к данным получают только пользователи системы СЭД.

        Что такое поточное сканирование?

        Поточная обработка документов с последующим помещением их образцов в архив осуществляется с использованием сканеров. В процессе сканирования возможно автоматическое создание штрих-кода на документе и его регистрация в базе с последующим направлением по заданному маршруту.

        Оптическое распознавание текстов

        Эта система электронного документооборота СЭД преобразует электронный образ документа в формате фотографии или jpeg в текстовый формат. При этом используется специальное ПО в виде самостоятельного приложения или интегрированной ESCOM.BPM в СЭД. Что такое ESCOM.BPM? Это программа по распознаванию документов, набранных разными шрифтами. Стоит однако отметить, что самостоятельные приложения имеют больше возможностей и распознают даже рукописный текст.

        Штрих-кодирование

        Данная технология предусматривает комплекс процедур по созданию и нанесение графического штрихкода на документ. Уникальный штрихкод создается через сервер системы. Он же обеспечивает идентификацию документа, его быстрый поиск в базе и распределение в местах хранения. При регистрации документа на этикетке печатается штрихкод соответствующий идентификатору электронной карточки. Он клеится на бумажный вариант документа.

        Электронно-цифровая подпись позволяет удостовериться в корректности документа и неизменности данных. Подписание осуществляется с помощью криптопровайдера и программного ключа – сертификата. Последний представляет собой файл в специальном формате, который регенерируется в центре выдачи лицензии. Для обеспечения сохранности информации следует хранить сертификат на смарт-карте или ключах I-Token. Они защищены PIN-кодом. Если PIN несколько раз будет введён неправильно, то сертификат автоматически заблокируется.

        Полнотекстовой и атрибутный поиск

        Атрибутный поиск осуществляется через специальную форму по нескольким значениям из полей карточек. Например, критерий "Контрагент" обеспечивает поиск данных в поле "Получатель" или "Отправитель". При этом система сравнивает введенные критерии с данными в карточках и заносит в результат те карточки, по которым прошли совпадения. Поиск осуществляется с учётом точного или частичного совпадения.

        Полнотекстовый поиск осуществляется по данным в самом документе, в том числе по словоформам через встроенные средства СУБД, такие как MS SQL SERVER, ORACLE. Для полноценного поиска файлы должны быть занесены в базу в формате документа (doc), таблицы (xls), презентаций, сообщения.

        В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

        Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

        Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

        Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

        Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

        Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

        Преимущества и недостатки ЭДО

        Основные преимущества

        Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

        • Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
        • Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
        • Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
        • Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
        • Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
        • Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
        • Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
        • Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.
        Читайте также:  Что такое активная антенна для телевизора

        Основные недостатки

        Несмотря на явные достоинства, у систем ЭДО есть и недостатки, которые могут остановить фирму от внедрения.

        К ним относятся:

        • Нужно затратить денежные средства на приобретение системы, которые в зависимости от количества пользователей могут составлять до 100 тыс. руб.;
        • После покупки длительное время занимает ее установка, внедрение и отладка;
        • Необходимо провести обучение всех пользователей, которые будут в ней задействованы;
        • Обеспечение безопасности системы — разграничение доступа между пользователями, выпуск необходимых электронных подписей, защита от проникновения извне;
        • В штате фирмы должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей;
        • В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами;
        • Если ЭДО отсутствует у фирм-партнеров, необходимо обеспечить существование и электронной, и бумажной системы.

        Функционал электронного документооборота

        Любая система документооборота должна обеспечивать выполнение множества действий:

        • Работать с любыми видами документов — создавать их, оформлять, обрабатывать, регистрировать, контролировать их выполнение, согласовывать и т. д.;
        • Организовывать потоки документооборота — определять маршруты внутри компании, разграничивать доступ между отдельными пользователями, предоставлять возможность работы с одним документом сразу нескольким лицам;
        • Организовывать архив документов с возможностью их поиска, хранения.

        Крупные развитые системы предоставляют возможности:

        • Регистрации всех проходящих документов — входящих, исходящих, внутренних, с дальнейшим перенаправлением их к руководителю;
        • Обеспечивать единый порядок работы с документами в каждом подразделении фирмы;
        • Работать с документом как индивидуально, так и коллективно;
        • Обмениваться документами между подразделениями и конкретными сотрудниками;
        • Разграничивать доступ к документам;
        • Использовать стандартные формы для всех документов;
        • Контролировать, что согласование, исполнение и прочая работа с документом будет выполнена вовремя;
        • Формировать отчетность — аналитическую, статистическую и т. д.;
        • Организовывать архивное хранение с фиксацией даты и времени доступа к ним пользователей.

        Можно ли совмещать бумажный документооборот с электронным?

        После перехода на электронный документооборот в организации, первое время все равно не получится полностью отказаться от бумажных документов.

        Произойти это может по нескольким причинам:

        • Не все контрагенты пользуются ЭДО;
        • На предприятии уже существует множество бумажных документов, находящихся в архиве.

        Тем не менее, существуют принципиальные отличия в работе с электронными и бумажными документами. К примеру, бумажный документ нужно распечатать и принести на подпись руководителю, в то время как электронный подписывается в самой системе. Бумажные бухгалтерские документы, отправленные контрагенту, могут потеряться на почте во время пересылки, в то время как электронные доходят до адресата.

        Главным отличием работы с двумя типами документов является их хранение. Электронные документы сразу попадают в систему, где с ними могут работать все пользователи. Для бумажных документов должен все равно быть организован архив, где они будут храниться в упорядоченном виде. В то же время, после попадания в компанию бумажный документ должен быть отсканирован, и эта скан-копия должна быть загружена в систему для дальнейшей работы.

        Какие существуют программы ЭДО?

        На рынке существует множество систем документооборота, у каждой есть свои достоинства и недостатки. Наиболее распространенные системы:

        Система Особенности Стоимость
        Дело Одна из крупнейших программ по ЭДО. Большая функциональность, простота и удобство использования. От 11 до 13,5 тыс. руб. за одно рабочее место
        Логика Может использоваться в компаниях любого размера, легка в освоении, гибкая подстройка под пользователя От 4900 до 5900 за одно место.
        Евфрат Считается самой продвинутой из систем, в поставку входит собственная система баз данных, легкий и приятный дизайн От 5000 руб за рабочее место при развертывании на сервере организации, от 10000 руб. при размещении на оборудовании разработчика.
        1С:Архив Полная интеграция с любыми продуктами 1С, возможность хранения любых файлов — текстовых, графических, видео и аудио. От 12 до 57 тыс. руб. за всю программу.
        DIRECTUM Оптимальная система для малых и средних предприятий, можно совмещать электронные документы с бумажными. От 7 тыс. руб. до 2 млн. руб. за лицензию
        OPTIMA-WorkFlow Новая система, которая только начинает активно развиваться. Есть несколько функций, уникальных для этой системы. От 55 до 75 тыс. руб. за лицензию.

        Взаимодействие электронного документа с другими программами

        Занимая свое место в электронной среде организации, система ЭДО должна во время работы свободно поддерживать другие бизнес-приложения, уже функционирующие в ней. К примеру, необходимо свободно обрабатывать бухгалтерские документы — счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и т. д.

        Кроме этого, система электронного документооборота должна работать со всеми согласованно, и оперировать одними и теми же данными. Поэтому необходимо, чтобы система могла поддерживать справочники, которыми пользуются в электронной среде, и умела обновлять данные в них.

        Кроме этого, необходимо учитывать и работу с внешними данными — электронной почтой, торговыми площадками и т. д.

        При выборе ЭДО необходимо обращать внимание на возможности ее взаимодействия с другими средствами и источниками данных, имеющимися на предприятии. Обычно, популярные, а потому активно развивающиеся системы, имеют в своем составе множество модулей для наиболее популярных программ — 1С, Парус, Oracle и многих других.

        К примеру, электронный документооборот программы 1С может позволять прямо из нее формировать, принимать и отправлять электронные бухгалтерские документы, при этом подтверждая их квалифицированной подписью.

        Комментировать
        0 просмотров
        Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

        Это интересно
        Adblock detector