No Image

Электронный документооборот технической документации

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
22 января 2020

Специалисты компании «Лоция Софт» уже неоднократно обращались в публикациях к вопросам, связанным с практическим внедрением систем электронного архива технической документации и систем автоматизации инженерного документооборота и PDM. Но, как показывает практика, данная тема по-прежнему не теряет своей актуальности.

Итак, ваше предприятие по каким-либо причинам решило перейти к разработке и хранению документации в электронном виде. Какие шаги необходимо предпринять, чтобы начинание увенчалось успехом? Ниже приведены некоторые рекомендации, которые, надеемся, окажутся полезными для вас.

Основные шаги по внедрению автоматизированной системы управления технической документацией предприятия

Определение стратегических целей автоматизации

Именно от этого в значительной мере зависит, будете ли вы и ваше руководство довольны результатами внедрения или же, наоборот, разочарованы.

В качестве примеров таких целей можно привести:

  • создание электронного архива документации предприятия и перевод бумажного архива в электронный вид, пригодный для быстрого поиска информации;
  • обеспечение быстрого доступа сотрудников к архивной информации предприятия;
  • организация реальной параллельной работы сотрудников над проектом;
  • сертификация предприятия на соответствие требованиям стандартов серии ISO 9000;
  • создание полного электронного макета продукции.

Неверное определение стратегических целей автоматизации может повлечь как неоправданно высокие расходы, так и невыполнение поставленных перед службой автоматизации задач.

Прежде чем начать поиск конкретной системы, очень важно определить финансовые возможности организации (это позволит однозначно отфильтровать чрезмерно дорогие решения) и, что еще более важно, имеющиеся в распоряжении временные и кадровые ресурсы. (Кстати, менеджеры компьютерных фирм обычно являются неплохими прикладными психологами и сразу понимают, насколько серьезен и обоснован ваш интерес.)

Запомните! Эффективное внедрение автоматизированной системы масштабов предприятий невозможно без выработки стратегической концепции развития предприятия в области автоматизации.

Для поиска и дальнейшего внедрения подходящей системы необходимо сформировать рабочую группу из представителей нескольких подразделений (в первую очередь — службы автоматизации, технической документации и САПР) и наделить ее руководителей достаточными административными правами. В идеале руководитель такой группы должен иметь статус заместителя директора предприятия. (Возможно, статус временный, с последующим утверждением при удачном внедрении системы.)

Выработка требований к системе автоматизации

Без разработки технического задания на систему невозможно сделать правильный выбор системы. Сравнения систем (даже самые объективные) не позволят определить, подойдет вам данная система или нет.

Для выработки требований к системе целесообразно привлекать сотрудников различных служб предприятия от проектировщиков до работников службы контроля качества и администрации предприятия.

Поручать составление технического задания компании — поставщику системы автоматизации можно только в том случае, если вы полностью ей доверяете. Иначе велика вероятность получить техническое задание (ТЗ), соответствующее не потребностям предприятия, а возможностям поставщика.

Разработайте функциональную схему планируемой вами системы (типы рабочих мест и требуемые возможности для каждого типа, количество пользователей на начальном этапе и в перспективе; классификация и типы документов, общее количество бумажных документов, планируемое к переводу в электронный архив и т.д.).

Постарайтесь не отвлекаться на различные модные течения и рекламные обещания производителей. (Например, так ли вам будет нужен в ближайшие годы доступ к архиву через Internet, если ваши каналы связи обеспечивают соединение только на скорости до 28,8 Кбайт/с, средний размер файла составляет около 1 Мбайт, а специалистов, которые могли бы обеспечить защиту ваших данных от несанкционированного доступа хакеров, у вас нет? Возможно, до приведения каналов связи предприятия к современному уровню правильнее было бы работать в режиме удаленного доступа к системе.) Гораздо важнее четко сформулировать, как именно система должна работать и на какие стандарты опираться.

Но в любом случае необходимо избежать лоббирования узких интересов отделов и служб в ущерб общим требованиям к функциональности системы.

Изучение рынка систем автоматизации, удовлетворяющих требованиям ТЗ

На этом этапе необходимо собрать по возможности максимально объективную информацию об интересующих вас продуктах с привлечением независимых экспертов. Это позволит избежать недобросовестности отдельных сотрудников и в дальнейшем снять обвинения в личной заинтересованности специалистов, проводивших выбор системы. Это не означает, однако, что вы должны слепо верить полученной информации (особенно это касается данных, предоставляемых дистрибьюторами или дилерами фирм-производителей). Полезны также перекрестные опросы поставщиков конкурирующих решений.

Используйте созданное вами ТЗ в качестве списка требований к приобретаемой системе. При этом не следует полагаться на простое наличие (декларирование разработчиком) в продукте какой-либо возможности. В ряде случаев это может оказаться именно «декларированной» функцией. (Классическим примером может служить информация ряда поставщиков о наличии в предлагаемых ими системах функций электронной подписи при том, что у этих поставщиков отсутствуют необходимые лицензии для ведения работ подобного рода и предлагаемое ими решение не имеет соответствующей сертификации или вообще не является электронной подписью как таковой.)

Кроме того, в продукте может быть реализована замечательная функция, значительно влияющая на стоимость, но не востребованная вами. (Возвращаясь к «многострадальной» электронной подписи. Так ли уж она нужна всем предприятиям? Заказчик обычно уверен, что система электронной подписи ему нужна. Но это лишь до тех пор, пока он не узнает, во что выльется внедрение — установка специального программного и аппаратного обеспечения на все рабочие места пользователей и смежников плюс стоимость услуг по сертификации комплекса… После того как сумма необходимых дополнительных затрат доводится до сведения заказчика, выбор, как правило, остается за простой авторизацией пользователей в системе при помощи имени и пароля и разграничением прав доступа к данным.

Другой пример — возможность работы с RISC-серверами под управлением ОС UNIX в организации, избравшей в качестве стратегической платформы Wintel.)

Очень важен уже имеющийся опыт реальной эксплуатации (не продажи или пилотного проекта, а именно рабочей эксплуатации) интересующего вас продукта. Постарайтесь пообщаться с представителями организации, использующей интересующее вас решение, которые осуществляют непосредственное техническое сопровождение продукта. Это позволит выделить наиболее очевидные проблемы, связанные с внедрением системы. (Небольшое замечание: обращение за консультацией к коллегам рекомендуется формулировать как вежливую просьбу. Они ведь вам ничем не обязаны, правда? Так будем же с пониманием относиться к их занятости и подстраиваться под их график. Это только поможет быстрее достигнуть взаимопонимания.)

Брать серьезные информационные системы «на пробу» нецелесообразно. Как правило, без настройки на специфику конкретного предприятия (занимающей длительное время) их использование неэффективно. К тому же отвлечение сотрудников от их прямых обязанностей для тестирования какой-либо системы часто приводит либо к самому поверхностному ознакомлению с ее возможностями, либо к срыву производственных планов.

Расчет расходов на внедрение системы и данных о возврате инвестиций

Для обоснования эффективности внедрения системы используйте данные о стоимости выбранной вами системы: стоимости программного (основного и дополнительного) и аппаратного обеспечения, внедрения (настройки, обучения пользователей, сопровождения) и доработок).

Оцените, какую экономию вы получите в результате внедрения системы.

Рассчитайте данные по возврату инвестиций (ROI), они послужат хорошим аргументом в разговоре с руководством или инвесторами. Если инвестиции не окупаются за 3-3,5 года, то, возможно, стоит подумать о более экономичном решении. Разумеется, при оценке экономической эффективности необходимо учитывать и неявные показатели. Например, сколько стоит предотвращение одной кражи ваших данных конкурентами или проигрыш крупного тендера из-за несоответствия вашего предприятия формальным требованиям к участникам (наличия сертификации по стандартам ISO 9000).

Оценка надежности, уровня квалификации и перспективности вашего потенциального партнера в области автоматизации

Для внедрения сложной системы может потребоваться помощь компании, представляющей интересы фирмы — разработчика выбранного вами решения. Как она будет себя позиционировать (системный интегратор, системный центр, дистрибьютор, дилер и др.), — не важно. Главное, чтобы она смогла обеспечить хороший сервис.

К сожалению, ориентироваться только на имя поставщика нельзя. Необходимо узнать количество сертифицированных специалистов в штате компании. Приоритетным является наличие сертифицированных специалистов по сетевым ОС, СУБД и САПР. Проверьте, насколько совпадает профиль имеющихся в распоряжении поставщика решений специалистов с планируемым вами к использованию ПО.

Поинтересуйтесь реальным опытом внедрения и сопровождения данной компанией подобных информационных систем.

Неправильный выбор конкретного партнера по внедрению решения может свести на нет все преимущества системы.

Обследование предприятия и реорганизация бизнес-процессов

Если обследование предприятия не было сделано на начальном этапе, самое время заняться этим перед внедрением системы, разумеется с учетом ее реальных возможностей.

Позаботьтесь о сохранении и передаче в новую систему унаследованных данных.

Внедрение

Начните с внедрения пилотного проекта. Внедрять систему следует поэтапно.

Разработайте жесткий временной график внедрения и старайтесь ему следовать.

Фиксируйте все возникающие проблемы и конфликтные ситуации, чтобы с их учетом изменить настройку и бизнес-логику системы.

После доработки системы внедрение проводится в полном объеме.

Изучение результатов внедрения и определение дальнейшей стратегии развития предприятия

При определении новых стратегических целей и планировании дальнейшего развития системы обязательно должны учитываться полученные результаты внедрения.

Читайте также:  Цифровой тюнер стандарта dvb c

А не написать ли нам свою систему?

После всего вышесказанного может показаться, что проще самим написать систему, наилучшим образом удовлетворяющую требованиям предприятия. Ну что ж, если вам не жалко потратить несколько сотен тысяч долларов без гарантии получения приемлемого результата — это ваше право. Но мы бы не советовали…

Несколько слов в заключение

К сожалению, ситуация в отечественных проектных организациях и на промышленных предприятиях такова, что только немногие из них могут потратить значительные средства на автоматизацию. Поэтому крупные внедрения систем управления технической документацией и PDM пока еще довольно редки.

И если для организаций машиностроительного профиля (заводов и КБ) еще имеется некоторая свобода выбора системы, то для проектных организаций доступно гораздо меньшее количество программных комплексов.

В следующих статьях нашего цикла мы рассмотрим компоненты, необходимые для построения комплексной системы TDM/PDM/Workflow на промышленных предприятиях и в проектных организациях.

В заключение хочу обратить внимание партнеров и заказчиков компании «Лоция Софт» на новые номера телефонов в рекламном блоке.

Централизованный электронный архив на отечественной платформе ЭЛАР Контекст предоставит оперативный доступ к технической документации в электронном виде для всех заинтересованных служб и специалистов.

Внедрение системы существенно сократит стоимость хранения бумажных документов, обеспечит их сохранность и исключит риски безвозвратной утери оригиналов. За счет минимизации обращения к бумажным фондам и повышения доступности информации значительно увеличится эффективность производственных процессов

ЭЛАР Контекст Российская ECM-платформа (enterprise content management – управление корпоративным контентом) нового поколения, на базе которой строятся решения по автоматизации и управлению документами любого уровня: от локального электронного архива до распределенной корпоративной системы. Система включена в реестр отечественного программного обеспечения

Система существенно увеличивает скорость доступа к технической информации и автоматизирует процессы профильного документооборота. Консолидированный электронный архив объединяет различные типы документов – конструкторскую, проектно-сметную, научно-исследовательскую, эксплуатационную, сопроводительную, что обеспечивает непрерывность производственного цикла, формирование необходимых подборок документов и оперативное представление информации для процессов разработки и обслуживания.

Для систематизации и удобной навигации разрабатывается оптимальная структура хранения и поиска: по классификаторам и справочникам, атрибутам и ключевым словам, по принадлежности к изделию или проекту, по привязке к любой сопутствующей документации.

Безопасность документов обеспечивается за счет версионности и разграничения прав доступа, а также благодаря встроенным средствам репликации и защиты. Современная архитектура системы предоставляет возможность хранения неограниченного объема информации без потери производительности и работы с любыми форматами данных – скан-копиями, справочной информацией, файлами из систем проектирования, офисными приложениями, графикой. Наряду с этим, в системе может быть реализован функционал автоматизации учета бумажного архива.

Гибкие инструменты интеграции позволяют взаимодействовать с любыми внешними приложениями и информационными системами (СЭД, MDM, CAD/CAM, PLM/PDM, ERP), синхронизировать деятельность подразделений и предприятий холдинга, создать единую базу эталонной справочной информации. Электронный архив централизует учет и хранения всего многообразия технической информации компании как в электронном, так и в бумажном виде. Формирует оперативный электронных фонд востребованной информации и страховой электронный фонд долговременного хранения.

Внедрение решения производится по методике быстрого старта, которая предполагает оперативное развертывание типовых конфигураций. Уже через неделю после начала проекта электронный архив становится полностью готовым для загрузки документов в штатном режиме. Методика быстрого старта позволяет сразу получать выгоды от использования электронного архива, поэтапно увеличивая функциональность решения.

Типовая конфигурация содержит наиболее востребованный набор функций, оптимизирована для простого внедрения и обладает возможностями кастомизации. В отличие от коробочных решений такая конфигурация легко масштабируется и дорабатывается под индивидуальные требования клиента. При необходимости решение может быть оперативно тиражировано на другие производственные площадки или подразделения холдинга. Для функционального расширения базовой системы предусмотрены специализи­рованные модули, которые выбираются в зависимости от поставленных задач.

Например, интеграция с ERP/CAD/CAM, хранение других типов документов, индивидуальная разработка структуры хранения и карточки документа, внедрение ролевой модели, автоматизация бизнес процессов и т.д.

В случае реализации комплексного проекта, внедрение разбивается на этапы и уже после первого использователи сразу получают возможность работать с документами.

Предлагаются различные схемы оплаты и лицензирования платформы. На выбор доступны конкурентные или именные лицензии, которые можно купить либо арендовать.

Решение может быть развернуто на корпоративном сервере или предоставлено в качестве облачного архива.

  • Существенное повышение скорости доступа к информации, ускорение процессов обмена и использования документации, удобное формирование подборок документов
  • Исключение времени ожидания на предоставление документов заинтересованным сотрудникам — все необходимое есть в системе
  • Повышение эффективности функциональных процессов — создание единой среды разработки и управления информацией за счет интеграции электронного архива с системами проектирования, учетными системами, базами данных предприятия и другим смежным программным обеспечением
  • Автоматизация работы сотрудников архивной службы — внедрение централизованного учета бумажного архива
  • Доступность документации для всех заинтересованных сотрудников и подразделений сразу же после загрузки в систему электронного архива
  • Централизация и систематизация хранения документов и данных — скан копии, электронные документы и справочная информация хранятся в единой системе
  • Повышение эффективности производственных процессов – специалисты получают оперативный доступ к документации в электронном виде, возможность постоянного обращения к ключевой информации на всех стадиях разработки
  • Сокращение издержек на содержание бумажных документов, оптимизация хранения и учета архивного фонда, автоматизация процессов передачи документов в архив
  • Безопасность документов и данных, а также исключение риска порчи и безвозвратной утраты бумажных документов за счет создания электронного страхового фонда
  • Рост прозрачности бизнес-процессов и продуктивности взаимодействия подразделений, подрядчиков и территориально-удаленных филиалов в рамках единой системы электронного архива

Встроенный модуль сканирования позволяет загружать документы в единичном или потоковом режиме и управлять любыми сканирующими устройствами. Для оптимизации обработки больших объемов используются инструменты OCR распознавания, штрихкодирования и массового редактирования.

Также реализован контроль дубликатов документов – автоматическая сверка атрибутивной информации и данных штрихового кода при вводе новых документов

Промышленный поисковый движок позволяет находить нужную информацию за доли секунды по любым сочетаниям запросов – одной строкой по тексту документов и индексной информации или с помощью поисковых форм.

Поиск настраивается в соответствие с атрибутивной информацией документов и структуры хранения. Доступен иерархический поиск по рубрикаторам, например, по классификаторам оборудования и выпускаемой продукции, которые загружаются из внешних информационных систем. Возможен поиск по топографической информации бумажного архива, смешанный поиск по любым комбинациям индексных значений.

Для каждого документа или пакета документов в системе создается индексная карточка, содержащая все необходимые реквизиты. Объем хранилища неограничен, современная архитектура электронного архива не теряет в производительности и легко выдерживает любые нагрузки. В системе предусмотрена работа с электронной подписью для обеспечения юридической значимости электронных документов.

Документы различных подразделений или типов хранятся в отдельных разделах, для каждой области создаются собственные справочники и рубрикаторы.

При каждом изменении создается новая версия документа и сохраняются все предыдущие. Поэтому документы из системы удалить нельзя, всегда можно отследить историю изменений документов и восстановить оригинальную версию. Настраиваются политики доступа и ролевые модели (поддержка LDAP).

Платформа ЭЛАР Контекст отвечает всем российским и международным стандартам, система предназначена для построения решений любого уровня. При необходимости доступна версия сертифицированная ФСТЭК по НДВ-4 и в МО РФ для размещения документов с грифом до «совершенно секретно».

Готовые модули интеграции с внешними информационными системами: MDM, CAD/CAM, PLM/PDM, СЭД, ERP, CRM, в том числе SAP MDM, SAP HR, SAP ТОРО, 1С и другие

Модуль автоматизации бизнес-процессов для разработки, согласования, внесения изменений и контроля исполнения процессов.

Модуль формирования отчетности, который легко настраивается под показатели в различных разрезах: эффективность системы, KPI и т.д.

по единовременному сканированию и наполнению электронного архива документами на этапе внедрения решения. Также мы готовы осуществить поставку профессионального сканирующего оборудования собственной разработки для оснащения участков текущей оцифровки

Бесплатный доступ к демонстрационному стенду базовой конфигурации электронного архива финансовой документации вы можете получить на сайте

Любой документооборот является неотъемлемой частью системы управления документацией. Создание такой системы является одной из сложнейших задач автоматизации, поскольку документооборот, и особенно технический, является глобальной системой, объединяющей бизнес-процессы и структурные подразделения как внутри предприятий, так и при совместной деятельности предприятий.

Задача данной статьи — помочь руководителям подразделений машиностроительных предприятий, руководителям ИТ-служб разобраться в проблемах и специфике электронного технического документооборота и на основе этого строить взаимодействие между автоматизированной системой управления электронной технической документацией (ЭТДО) и АСУ электронными техническими данными (АСУ ЭТДА).

Реклама выгод от внедрения систем электронного документооборота редко отличается разнообразием, и это лишний раз служит доказательством того, что документооборот является общесистемной дисциплиной, объединяющей различные области создания, обработки и управления техническими документами и данными.

Читайте также:  Способы кодирование информации в информатике

Напротив, реклама самих систем электронного документооборота и особенно систем технического документооборота всегда пытается показать их некую уникальность, которая обычно заключается в том, что программное обеспечение управления ЭТДО интегрируется c теми или иными средствами управления или приложениями обработки прикладных данных, в учете специфики российского производителя, российских стандартов и т.п.

Однако любое конкурентное преимущество хорошо лишь тогда, когда оно может быть воплощено, а в идеале — гарантированно окупится и приносит прибыль. Чем «круче» изменения, предлагаемые информационными технологиями, тем большие изменения должны произойти в самой системе организации и управления бизнес-процессами, тем больше проблем, связанных с человеческим фактором, необходимо решить. Ведь системы управления документооборотом охватывают сотни и тысячи рабочих мест из разных предприятий и их подразделений. Кроме того, любой программный комплекс должен органично вписаться в программно-технический комплекс существующей информационной системы. Попробуем рассмотреть некоторые популярные мифы о выгодах, получаемых от внедрения ПО управления ЭТДО.

Выгоды от внедрения системы управления ЭТДО: мифы и реальность

Миф 1. Быстрый поиск документов — не надо затрачивать часы на поиск необходимого документа.

Этот миф порожден огромной скоростью обработки электронной информации вычислительной техникой, легкостью ее создания, тиражирования и перемещения. Однако для эффективного поиска электронных документов базисом являются организационные и административные технологии, игнорирование или недооценка которых (обычная российская практика), сводит на нет преимущества автоматизированного поиска. Управление наименованием документов, размещением, правильная идентификация документа и его местоположения, знание того, как правильно это сделать — вот главные условия для быстрого поиска документа. Например, при формировании запроса к компьютерной системе достаточно ошибиться в одном символе имени документа (или в маске имени), или указать неправильную область поиска — и результат поиска будет нулевым. Еще хуже, если само наименование документа содержит орфографическую или синтаксическую ошибку. Технологии нечеткого поиска могут частично помочь, но они далеко не всегда обеспечивают приемлемые результаты поиска и не так просты в эксплуатации. Кроме того, они нередко порождают иллюзию, что правильно знать язык теперь вовсе необязательно. Так же влияет на результаты поиска морфология и структура наименования. Это случай, когда от перемены мест слагаемых результат меняется. Например, «Программное обеспечение системы ЭТДО» и «Система ЭТДО. Программное обеспечение» — для компьютерной системы являются совершенно разными.

Легкость модификации, тиражирования и перемещения электронных документов создают опасность другого рода — избыточность версий документа, особенно черновых. Статистика показывает, что на практике электронные документы «плодятся» в семь раз больше, чем их бумажные собратья. Важность размещения документов и сегодня очень редко воспринимается серьезно даже администраторами информационных систем. ПО управления ЭТДО не может автоматически управлять классификацией, каталогизацией и размещением документов (эти функции часто подменяют функциями присвоения класса, каталога документу и помещения документа в требуемое место хранилища).

Миф 2. Надежное хранение документов — значительно снижается вероятность потери документа или доступа к нему лиц, не имеющих на это права.

Хранение имеет смысл только в контексте того, что пользователь, передавший документ на хранение, получит его по запросу. Если вы точно знаете, что документ находится и надежно хранится в хранилище, а найти или получить его не можете, то какая вам от этого польза? Однако при неправильной организации системы хранения электронных документов, последние намного уязвимее, чем системы хранения традиционной документации. Вот несколько причин этого.

  • Создание инфраструктуры для электронных хранилищ и работы с ними требует больших капиталовложений и сильно зависит от топологии инфраструктуры зданий и помещений.
  • Электронные хранилища более климатически и энергозависимы.
  • Электронные системы намного более подвержены возможности несанкционированного доступа к данным, искажению и уничтожению этих данных; скорость такого разрушительного воздействия может быть куда быстрее, чем скорость распространения огня (наиболее страшная угроза для любых архивов).
  • Надежное хранение документов также предполагает их сохранность в случае возникновения чрезвычайных ситуаций (пожар, стихийные бедствия и т.д.).
  • Система мероприятий по восстановлению электронного архива в случае его существенного повреждения или гибели при катастрофах намного более сложна, чем архивов традиционной документации, – и более уязвима, так как очень немногие предприятия задумываются о такой угрозе и мероприятиях по восстановлению архивов.
  • Электронные хранилища в критических ситуациях более человекозависимы, так как "пожарниками" часто выступают один-два системных администратора, которых в отличие от настоящих пожарных не заменят их коллеги с другого предприятия. Причина банальна – подавляющее число решений и специфика создания, организации, конфигурирования и настройки хранилищ не документируются надлежащим образом или не документируются вообще.

Еще больше требований возникает при создании долговременных хранилищ ЭТДО, например, электронных архивов. Получение документа из электронного хранилища еще не гарантирует, что пользователь может с ним работать. Ведь в отличие от бумажных электронные документы требуют различных программных средств их обработки и визуализации. Эти средства должны быть правильно сконфигурированы, причем эта конфигурация может быть связана с конфигурацией системного программного обеспечения, которое в свою очередь нередко зависит от особенностей «железа». Это в значительной степени относится к техническим документам, которые, в отличие от офисных, имеют теснейшую связь с системами PDM и САПР. Хранилище электронной технической документации должно быть рассчитано на:

  • электронные технические документы (ЭТД);
  • связанные с ЭТД электронные технические данные;
  • двухмерные и трехмерные модели, с учетом особенностей хранения части данных в базах данных управляющих программ (САПР, PDM), обеспечивающих работу с этими моделями;
  • ПО, на котором велась обработка документов и данных, хранящихся в архиве;
  • данные о конфигурации программного обеспечения и вычислительной технике, на которых велась обработка.

Таким образом, надежное хранение электронной документации без создания соответствующей системы управления хранением, учитывающей вышесказанное — не более чем очередной миф.

Миф 3. Внедрение ПО управления ЭТДО резко увеличивает эффективность управления деловыми процессами.

Зарубежная статистика приводит цифры об увеличении производительности при автоматизации управления деловыми процессами (УДП) на 30-40%. Но причины этого кроются не только в возможностях, предоставляемых компьютерными технологиями, но и в изменении технологии выполнения этих процедур и в дисциплине труда. Во-первых, переход к АСУ ЭТДО требует организационной и управленческой зрелости предприятия, как исходного состояния для эффективной автоматизации УДП. Нашим предприятиям до такого состояния пока далеко: даже не прибегая к автоматизации УДП, только за счет организационных изменений можно поднять эффективность УДП не на 30-40%, а на все 100-200% и более. Во-вторых, проблема сосуществования электронного и бумажного документооборота требует разработки и внедрения соответствующей системы правил УДП, доработки стандартов ЕСКД, ЕСТД и других серий. Система правил УДП в техническом документообороте намного разнообразнее и сложнее, чем в других видах (организационно-распорядительный, банковский и др.).

В-третьих, эффективное автоматизированное УДП в ЭТДО возможно только при сквозной интеграции потоков работ и документов между всеми приложениями, осуществляющими УДП. Это сама по себе чрезвычайно сложная задача, процесс стандартизации которой начался совсем недавно (первые стандарты появились в 1999 году) и активно продолжается коалицией Workflow Management Coalition. Эти стандарты пока реализованы в весьма небольшом количестве продуктов таких известных разработчиков, как SAP AG, BAAN, IBM и некоторых других. К сожалению, наши разработчики средств управления документооборотом этим похвастаться не могут, но зато многие декларируют «соответствие требованиям стандартов и принципов создания открытых систем». Максимум, что предлагается нашими разработчиками — точечная интеграция между отдельными средствами УДП, основанная на частных нестандартных спецификациях обмена. Отличительная особенность этих спецификаций — опора на текущие программные реализации продуктов де-факто (т.е. в лучшем случае — на внутрифирменные стандарты производителей, в худшем — на логику разработчиков программного обеспечения). Решения на базе таких интеграционных решений обычно «сыпятся» при переходе на новую версию продукта или при изменении опорных технологий, и на все сто процентов зависят от разработчика.

Миф 4. Cодержание бумажных архивов обходится предприятиям на 80% дороже, нежели архивов электронных.

Может быть, если дело касается архивов нетехнических документов. Что же касается архивов технических документов, то говорить о стоимости их содержания пока что рано. Сначала неплохо было бы просчитать, во что выльются вложения в разовые работы: обследование предприятия, проектирование и создание программно-технического комплекса, оцифровка бумажного архива, разработка системы управления применением ЭЦП, разработка новой технологии работы и регламентов работы с ЭТД, гармонизация с системой традиционного документооборота, обучение персонала, переход на новую технологию. Добавьте сюда специфику электронных архивов, описанную во втором мифе, во сколько обходятся штатные и внештатные задержки при сопровождении программно-технического комплекса с его весьма частыми изменениями.

Читайте также:  Удаление обновлений виндовс 10
Миф 5. Внедрение ПО документооборота делает деятельность сотрудников более прозрачной, а значит и более управляемой.

Управляемость есть мера достижимости поставленных целей за счет влияния руководителей на исполнителей, на изменение бизнес-технологий и бизнес-процессов, и уж никак не является следствием прозрачности деятельности персонала и не зависит от электронных систем. Каждый уровень управления в идеале должен заниматься своими делами, а не разбираться, почему не работает более нижний уровень (хотя есть немало руководителей, с удовольствием подменяющих выполнение своих основных задач выполнением задач нижнего уровня). Практика убедительно доказывает, что руководство все меньше и меньше имеет возможностей для обдумывания и принятия даже стратегических решений. Это еще раз доказывает, что управление людьми будет развиваться в сторону «черного ящика», когда важен результат, а не процесс. Что же касается бизнес-технологий, то грамотное внедрение ЭТДО в совокупности с созданием и внедрением автоматизированной системы управления бизнес-процессами действительно может дать эффект прозрачности бизнеса, т. е. возможность видеть бизнес-технологии и бизнес-процессы на разных уровнях их представления, эффективно управлять ими и изменять их. Это чрезвычайно важная задача, так как технологии проектирования и создания изделий в электронном виде только начинают создаваться.

Система управления техническим документооборотом: кошка, которая гуляет сама по себе?

Исторически сложилось так, что технический документооборот и его автоматизация никогда не рассматривался ни как самостоятельная дисциплина, ни как комплексная система управления. Были и есть стандарты ЕСКД, ЕСТД и других групп, отраслевые стандарты, в которых технологические, организационные и процедурные вопросы, связанные с технической документацией и документооборотом достаточно хорошо отработаны и проверены десятилетиями. Сама же система управления была «человеко-ориентированной» и что чрезвычайно важно — интеллектуальной (т.к. средством всевозможных операций над документами, средством информационного взаимодействия, средством разрешения коллизий была и есть единственная интеллектуальная унифицированная природой «вычислительная машина» — человек). Это позволяло решать задачи управления документооборотом фактически в фоновом режиме при сохранении слабо формализованного информационного взаимодействия его участников. Такое положение дел долгое время оставалось неизменным во время автоматизации систем создания и подготовки инженерных данных. Это подтверждает и тот факт, что категории Docflow и Workflow появились не в виде самостоятельных систем, а как вспомогательные модули к различным системам PDM, ERP и САПР и бизнес-приложениям.

Такая потеря самостоятельности ЭТДО и сегодня играет злую шутку с отечественными предприятиями: вместо создания современных систем управления документами и деловыми процессами предприятия по-прежнему концентрируют свое внимание на задачах создания и подготовки содержимого документов (технических данных). Методы и средства управления документооборотом фактически оказались без изменений. Таким образом, задача автоматизации управления ЭТДО фактически является придатком систем создания и обработки электронных технических данных. В результате не используется один из самых важных инструментов, способных повлиять на бизнес-технологии, в том числе на переход к процессно-ориентированной организации бизнеса.

Электронный технический документ: возьми то, не знаю что.

Стандартов на электронные технические документы (ЭТД) в России пока не существует. Да и сама система стандартизации электронного документооборота строится весьма нелогично: разрабатываются частные системы стандартов, охватывающие некоторые частные области его применения (например, стандарты STEP, стандарты серии ГОСТ Р ИСО 10303 и др.), в то время, как нет основополагающих общесистемных стандартов на электронный документ, системы управления электронной документацией и системы управления электронными данными. Таким образом, даже в таком системном деле, как стандартизация, мы продолжаем «славное» дело лоскутных решений.

В настоящее время разработку стандартов на систему управления электронной технической документацией ведет научно-исследовательский центр CALS-технологий «Прикладная логистика» (www.cals.ru). Автору довелось быть разработчиком проекта стандарта на систему управления электронной технической документацией. Немало сил было приложено к тому, чтобы решить, казалось бы, простую задачу: развести по разным углам электронный технический документ и электронные технические данные (ЭТДА). Уж слишком велик был соблазн сделать единую систему стандартов на систему управления ЭТДО и ЭТДА, и весьма непросто провести различие между их управлением и обработкой с точки зрения ИТ.

Почему это так важно? ЭТД является интегрирующим объектом, который позволяет провести ясную и обоснованную границу между собственно электронным документом и его контентом (ЭТДА). Лишь при таком подходе можно выработать унифицированные интерфейсы и протоколы взаимодействия между ПО управления ЭТДО и ПО управления ЭТДА, обеспечив не точечную, а системную интеграцию между ними. Пока что эта граница определяется разработчиками ПО самостоятельно для каждой программной системы. До сих пор программное обеспечение создания и обработки технической информации делает упор на работу с ЭТДА; вопросы представления ЭТДА в виде подписанных ЭТД разработчиков фактически не волновали, в частности по причине того, что применение ЭТД не является легитимным. К тому же административное управление ролями и пользователями в приложениях, функционирующих в рамках одной информационной системы, частично заменяет использование ЭЦП. Кроме того, электронные данные в общем виде — та самая «глина», позволяющая разработчикам программных систем «лепить» электронные объекты самыми разнообразными способами, часто не учитывающими главного: документ должен свободно перемещаться между разными информационными системами, приложениями и обрабатываться в них, в то время как объекты электронных баз данных обычно привязаны к своим прикладным средствам и СУБД. Но работа с ЭТД связана, прежде всего, с его «организационными» свойствами. Документ — бумажный или электронный — интересует нас как механизм, прежде всего регулирующий взаимоотношения между людьми, организациями. С необходимостью применения ЭТДА формально, в виде документально оформленных объектов баз данных (например, трехмерных моделей, каталогов деталей) возникает масса технических и процедурных вопросов, связанных, прежде всего, с применением ЭЦП, переносимостью этих объектов между технологическими средами разных информационных систем и т.д.

Применение ЭТД требует управления применением ЭЦП, а последнее основывается на специфике электронного представления ЭТД. Между тем Федеральный закон об электронной цифровой подписи определяет электронный документ как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». К сожалению, такое определение говорит об информации, но не о самом документе, и уж тем более о специфике ЭД. Необходимость работы с ЭД и ЭТД заставляет предприятия самим давать определения этим терминам, разрабатывать собственные системы правил и механизмы управления ЭЦП и ЭД, что порождает множество различий в реализациях, часто принципиальных. При интеграции с информационными системами других предприятий возникают неизбежные коллизии или несовместимость. И если люди с их интеллектуальной системой обработки данных и принятия решений могут договориться в таких случаях, то их компьютерные системы здесь бессильны — им нужны стандартные интерфейсы и протоколы обмена.

Время действовать системно

Создание и внедрение системы управления электронным документооборотом есть неотъемлемая часть изменения бизнес-технологий. Если предприятие не готово провести необходимые организационные и управленческие изменения в бизнес-технологиях, пусть лучше работает по-старому. Автору пришлось непосредственно участвовать в прецеденте, когда разработанный усилиями сотрудников пяти отделов электронный архив, причем в двух программных реализациях, просто стал памятником автоматизации — на завершающем этапе работ руководство даже не удосужилось принять решение по выбору и внедрению системы. К сожалению, «закапывание денег« в автоматизацию стало повсеместным явлением. Чтобы изменить эту ситуацию, необходима реальная (а не декларативно-показная) заинтересованность и контроль высшего руководства предприятий над ИТ и деятельностью ИТ-служб, наличие сильных ИТ-руководителей и специалистов у предприятий, а также подрядчиков, предлагающих, прежде всего, честный и грамотный консалтинг, основанный на системных решениях, а не частные программно-технические комплексы.

Время «самостийного» выживания машиностроительных предприятий после постсоветского периода прошло. Предприятиям нужны новые модели и технологии сотрудничества, основанные, прежде всего, на взаимодействующих системах управления электронной технической документацией.

Михаил Головко (MGolovko@yandex.ru) — независимый консультант по CALS-технологиям (Казань).

Некоторые определения

Электронный технический документ (ЭТД) — авторизованный набор данных в электронном виде, содержащий сведения технического характера, оформленный установленным порядком и имеющий в соответствии с действующим законодательством и иными нормативными документами правовое значение. Авторизация ЭТД представляется набором электронных подписей должностных лиц.

Электронные технические данные (ЭТДА) — набор данных в электронном виде, содержащих сведения технического характера.

Система управления электронной технической документацией (СУ ЭТДО) — автоматизированная система предприятия, которая обеспечивает управление производством и использованием электронной технической документации в процессе ее жизненного цикла, управление документооборотом внутри предприятия и с внешними предприятиями, и управление деловыми процессами, которые непосредственно относятся к электронной технической документации.

СУ ЭТДО может использоваться параллельно с системой подготовки и обращения технической документации в традиционном виде.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Комментировать
0 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
Adblock detector