No Image

Элементы базы данных access

СОДЕРЖАНИЕ
0 просмотров
22 января 2020

В состав любой базы данных Access входят следующие элементы:

Таблицы. В базе данных информация хранится в виде дву­мерных таблиц. Помимо создания таблиц вручную можно импортировать таблицы из других систем управления базами данных, баз данных типа клиент/сервер (таких как Microsoft SQL Server) и систем управления электронными таблицами (Microsoft Ехсеl). Базу данных Access можно связать с таблицами баз данных других приложений, фай­лами электронных таблиц, форматированными текстовыми файлами и таблицами, хранящимися в другой базе данных Access.

Запросы. При помощи запросов можно произвести выборку данных, соответствующих некоторому критерию. Выборка данных может производиться одновременно из 16 таблиц. При создании запроса можно указать таблицы, в которых будет производиться выборка данных, указать те поля таблиц, которые должны быть включены в результат запроса, и указать условие отбора данных. В запрос можно включить до 255 полей (столбцов). Условие отбора определяет то, какие данные будут выбраны из таблицы в результате запроса.

Формы. Формы позволяют отображать данные, содержащиеся в таб­лицах или запросах в более удобном для восприятия виде. При по­мощи форм можно добавлять в таблицы новые данные, из­менять и удалять существующие. Форма может содержать рисунки, графики и другие внедренные объекты.

Отчеты. Отчеты предназначены для печати данных, содержащихся в таблицах и запросах, в красиво оформленном виде. Access позво­ляет использовать различные форматы отчетов и вклю­чать в них иллюстрации. Возможности отчетов в Access намного превосходят возможности отчетов других систем управления базами данных. Отчеты, как и формы, позволяют включать процедуры обработки со­бытий, написанные на языке Access VВА.

Модули. Модули содержат Access VВА код, используемый для написа­ния процедур обработки событий, таких как нажатие на кнопку в форме или отчете, для создания функций настройки, используемых в формах, отчетах и запросах, для автоматического выполнения опера­ций над объектами базы данных и программного управления опера­циями, которыми нельзя управлять с помощью макросов. Другими словами, добавление VВА кода дает возможность создавать полные ба­зы данных с настраиваемыми меню, панелями инструментов и многи­ми другими возможностями.

Свойства таблиц Access

Информация в базе данных представляется в виде двумерной таблицы, строки которой называются записями, а столбцы полями. Термины запись и поле используются при обсуждении таблиц, а термины строка и столбец — при обсуждении результатов выполнения запросов.

Свойства таблицы Access определяют параметры таблицы в целом. За­полнение свойств не является обязательным. Чтобы открыть окно свойств таблицы в режиме конструктора, следует выбрать кнопку «Свойства» (Ргорегties) на панели инструментов. Каждая таблица имеет 5 свойств:

Описание (Description). Определяет необязательный комментарий, со­держащий описание таблицы в окне базы данных. Чтобы увидеть опи­сание таблицы, активизируйте ее и выберите команду «Вид, Таблица» (View, Details) или нажмите кнопку «Таблица» (Details) на панели ин­струментов. Это описание является полезным для словаря данных, ко­торый используется для баз данных документов и приложений.

Условие на значение (Validation Rule). Определяет требования к дан­ным, вводящимся в поля записи. Используется для обеспечения це­лостности и непротиворечивости данных. Это свойство применяется ко всем полям таблицы.

Сообщение об ошибке (Validation Text). Позволяет указать текст сооб­щения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве «Условие на значение» (Validation Rule).

Фильтр (Filter). Определяет подмножество записей, выводящихся по­сле применения фильтра к таблице.

Порядок сортировки (Order Ву). Определяет порядок сортировки за­писей в таблице.

В бланке таблицы можно установить следующие свойства полей таблицы:

Имя поля (Field Naте). Определяет имя поля в таблице. Имя поля должно удовлетворять соглашениям об именах объектов (набор правил, ограничивающих допустимые имена объектов Access). Имена объектов должны содержать не более 64 символов и могут включать любые комбинации букв, цифр, пробелов и специальных символов за исключением точки «.», восклицательного знака «!», квадратных скобок «[» и «]». Отметим, что имя не должно начинаться с пробела и содержать управляющие символы. Каждое поле таблицы должно иметь уникаль­ное имя, но в различных таблицах можно использовать одинаковые имена полей. Хорошим тоном считается отказ от включения в имя поля пробелов и замена их на знаки подчеркивания «_». Имя поля не должно быть очень длинным, особенно, если будут создаваться мак­росы или модули, использующие это поле.

Тип данных (Data Туре). Определяет тип данных, выбираемый из рас­крывающегося списка. В каждое поле допускается ввод данных толь­ко одного типа. В таблицах Access можно использовать следую­щие типы данных:

1. «Текстовый» (Text),

2. «Поле МЕМО» (Memo),

3. «Числовой» (Number),

4. «Дата/Время» (Date/Time),

5. «Денежный» (Currency),

6. «Счетчик» (AutoNumber),

7. «Логический» (Yes/No),

8. «Поле объекта ОLЕ»(ОLЕ Object),

9. «Гиперсвязь» (Hyperlink),

10. «Мастер под­становок» (Lookup Wizard).

Описание (Description). Определяет текст, содержащий описание поля таблицы. Этот текст выводится в строке состояния при добавлении или изменении данных в поле.

Ключевое поле (Primary Key). Чтобы сделать поле ключевым, выделите его и нажмите кнопку «Ключевое поле» (Primary Key) на панели ин­струментов.

Остальные свойства поля зависят от его типа данных и являются необяза­тельными. Свойства поля, не включенные в бланк таблицы, заполняются в нижней части окна конструктора таблицы. Значение некоторых свойств выбирается из раскрывающихся списков, значения других свойств вводят­ся с клавиатуры. Вкладка «Общие» (General) содержит основные свойства поля. Во вкладке «Подстановка» (Lookup) можно задать поведение поля в форме.

В следующем списке приведены свойства полей таблицы, устанавливаемые на вкладке «Общие» (General):

Размер поля (Field Size). Определяет максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных «Текстовый» (Техt) или «Числовой» (Number). Если свойство «Тип данных» (Data Туре) имеет значение «Текстовый» (Техt), то значением свойства «Размер поля» (Field Size) должно быть целое число в диапазоне от 0 до 255. По умолчанию задается размер 50. Если свойство «Тип дан­ных» (Data Tуре) имеет значение «Числовой» (Number), то размер поля выбирается в раскрывающемся списке. Свойство «Размер поля» (Field Size) не задается для полей с типами данных «Дата/Время» (Date/Time), «Логический» (Уes/Nо), «Денежный» (Сurrеnсу), «Поле МЕМО» (Меmо), «Поле объекта ОLЕ» (ОLЕ Оbject) и «Гиперсвязь» (Нуреrlink).

Формат поля (Format). Позволяет указать форматы вывода текста, чи­сел и дат на экран и на печать. Можно оставить формат, выбранный автоматически (исключая тип «Текстовый» (Техt)), выбрать формат в раскрывающемся списке или ввести пользовательский формат. В любом случае формат поля не оказывает влияние на его значение, но влияет на отображение значения поля. Это свойство не задается для полей объектов ОLЕ.

Число десятичных знаков (Decimal Р1асеs). Определяет число десятич­ных знаков, используемое при отображении чисел. Это свойство зада­ется только для полей с типом данных «Числовой» (Number) и «Денежный» (Сurrenсу). Как и свойство «Формат поля» (Format), свой­ство «Число десятичных знаков» (Decimal Р1асеs) влияет на формат вы­вода значения поля, но не оказывает влияния на значение поля.

Маска ввода. Задает строку символов, облегчающую ввод данных в поле. Например, удобно создать следующую маску ввода для поля «Телефон», позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы:

Читайте также:  Электронные трудовые книжки в россии заработают

Для этого необходимо в поле Маска ввода записать формулу:

где 9 – код, допускающий только цифровые символы.

Подпись (Сарtiоп). Указывает текст, который выводится в подписях, присоединенных к элементам управления, создаваемых путем пере­носа с помощью мыши из списка полей, и который выводится для таблицы или запроса в заголовке столбца в режиме таблицы. Длина текста подписи может достигать 2048 символов, причем, в отличие от имени поля, можно использовать любые знаки пунктуации (кроме *).

Значение по умолчанию (Dеfаи1t Vа1ие). Позволяет указать значение, автоматически появляющееся в поле при создании новой записи. Например, в поле с типом данных «Дата/Время» (Date/Time) можно вводить по умолчанию текущую дату. Это свойство не задается для полей с типом данных «Счетчик» и полей объектов ОLЕ (ОLЕ object).

Условие на значение. Определяет требования к вводи­мым данным. Значение этого свойства представляет собой выраже­ние, в зависимости от значения которого может быть выдано сооб­щение об ошибке. Это свойство не задается для полей с типом дан­ных «Счетчик», «Поле МЕМО» (Memo) и полей объектов ОLЕ (ОLЕ object).

Сообщение об ошибке. Позволяет указать текст сооб­щения, выводящегося на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве «Условие на значение».

Обязательное поле. Указывает, требует ли поле обязатель­ного ввода значения. Если это свойство имеет значение «Да», то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле или в любой присоединенный к нему элемент управления. Пустые значения в этом поле не допускаются. Свойство «Обязательное поле» ключевого поля должно иметь значение «Да» потому, что Access не допускает пустых значений в ключевых полях.

Пустые строки. Определяет, допускается ли ввод в данное поле пустых строк. Если свойства «Обязательное поле» и «Пустые строки» имеют значение «Да» (Yеs), то при добавлении новой записи необходимо ввести в это поле хотя бы один символ. Пустая строка (« ») и значение Null — это не одно и то же. Это свойство можно определить только для полей с типом данных «Текстовый» (Техt), «Поле МЕМО» (Mеmo) и «Гиперсвязь» (HyреrLink).

Индексированное поле. Определяет индекс, создаваемый по одному полю. Это свойство может иметь значения: «Нет» (индекс не создается), «Да, допускаются совпадения» (в индексе допускаются повторяющиеся значения) и «Да, совпадения не допускаются» (повторяющиеся значения в индексе не допускаются) и не задается для полей с типом данных «Поле МЕМО» (Меmo) и полей объектов ОLЕ (ОLЕ object).

Новые значения. Определяет способ изменения значений поля счетчика при добавлении новых записей. Это свойство может принимать следующие значения: «Последовательные» — значение поля счетчика увеличивается на 1 в каждой новой записи и «Случайные» — поле счетчика в новой записи получает псевдослучайное значение типа «Длинное целое». Обычно значение «Случайные» используется в реплицируемых базах данных для присвоения записям таблиц, содержащихся в различных репли­ках, уникальных идентификаторов. Свойство «Новые значения» задается только для полей с типом данных «Счетчик».

Отношения между таблицами

Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях — обычно между полями разных таблиц. В большинстве случаев связывают ключевое поле одной таблицы с соответ­ствующим ему полем (часто имеющим то же имя), которое называют по­лем внешнего ключа во второй таблице. Таблица, содержащая ключевое по­ле, называется главной, а таблица, содержащая внешний ключ — связанной.

Существует четыре вида отношений:

1. Один-к-одному. За­пись в таблице «А» (главной таблице) может иметь не более одной связанной записи в таблице «В» (связанной таблице) и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один-к-одному» используют для разделения очень широких таблиц или для отделения части таблицы по соображениям защиты. В таблицах, свя­занных отношением «один-к-одному», ключевые поля должны быть уникальными (в этих полях не допускаются повторяющиеся данные).

2. Многие-к-одному. Одной записи в таблице «А» может соответствовать одна запись в таблице «В», а одной записи в таблице «В» – несколько записей в таб­лице «А». В таблице «В» ключевое поле должно быть уникальным.

3. Один-ко-многим. Связь с отношением «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. Каждой записи в таблице «А» могут соответствовать не­сколько записей в таблице «В», а запись в таблице «В» не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице «А». В таб­лице «А» ключевое поле должно быть уникальным. Связь с отноше­нием «один-ко-многим» таблиц «А» и «В» можно рассматривать как связь с отношением «многие-к-одному» таблиц «В» и «А».

4. Многие ко многим. Одной записи в таблице «А» могут соответствовать несколько записей в таблице «В», а одной записи в таблице «В» несколько запи­сей в таблице «А». В этом случае не требуется уникальности ключе­вых полей таблиц «А» и «В». Этот вид отношения используется для связывания таблиц, имеющих только внешние ключи.

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Эта статья содержит краткие сведения о базах данных: что это, чем они могут быть полезны, каковы функции их отдельных элементов. Здесь используется терминология, свойственная Microsoft Access, однако описываемые понятия применимы по отношению к любым базам данных.

В этой статье:

Что представляет собой база данных?

Базы данных — это инструмент для сбора и структурирования информации. В базе могут храниться данные о людях, товарах, заказах и о многом другом. Многие базы данных изначально представляют собой небольшой список в текстовом редакторе или электронной таблице. По мере увеличения объема данных в списке постепенно появляются несоответствия и излишняя информация. Информация, отображенная в виде списка, становится непонятной. Кроме того, ограничены способы, с помощью которых можно искать и отображать подмножества данных. Как только начинают появляться эти проблемы, мы рекомендуем перенести всю информацию в базу данных, созданную в системе управления базами данных (СУБД), такой как Access.

Компьютерная база данных — это хранилище объектов. В одной базе данных может быть больше одной таблицы. Например, система отслеживания складских запасов, в которой используются три таблицы, — это не три базы данных, а одна. В базе данных Access (если ее специально не настраивали для работы с данными или кодом, принадлежащими другому источнику) все таблицы хранятся в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули. Для файлов баз данных, созданных в формате Access 2007 (который также используется в Access 2016, Access 2013 и Access 2010), используется расширение ACCDB, а для баз данных, созданных в более ранних версиях Access, — MDB. С помощью Access 2016, Access 2013, Access 2010 и Access 2007 можно создавать файлы в форматах более ранних версий приложения (например, Access 2000 и Access 2002–2003).

Читайте также:  10 Или 7 виндовс в 2018 году

Использование Access позволяет:

добавлять новую информацию в базу данных, например новый артикул складских запасов;

изменять информацию, уже находящуюся в базе, например перемещать артикул;

удалять информацию, например если артикул был продан или утилизирован;

упорядочивать и просматривать данные различными способами;

обмениваться данными с другими людьми с помощью отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

Элементы базы данных Access

Ниже приведены краткие описания элементов стандартной базы данных Access.

Таблицы

Таблица базы данных похожа на электронную таблицу — и там, и там информация расположена в строках и столбцах. Поэтому импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных обычно довольно легко. Основное различие заключается в том, как данные структурированы.

Чтобы база данных была как можно более гибкой и чтобы в ней не появлялось излишней информации, данные должны быть структурированы в виде таблиц. Например, если речь идет о таблице с информацией о сотрудниках компании, больше одного раза вводить данные об одном и том же сотруднике не нужно. Данные о товарах должны храниться в отдельной таблице, как и данные о филиалах компании. Этот процесс называется нормализацией.

Строки в таблице называются записями. В записи содержатся блоки информации. Каждая запись состоит по крайней мере из одного поля. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, в таблице под названием "Сотрудники" в каждой записи находится информация об одном сотруднике, а в каждом поле — отдельная категория информации, например имя, фамилия, адрес и т. д. Поля выделяются под определенные типы данных, например текстовые, цифровые или иные данные.

Записи и поля можно описать по-другому. Представьте старый библиотечный карточный каталог. Каждой карточке в шкафу соответствует запись в базе данных. Блоки информации на карточке (автор, название книги и т. д.) соответствуют полям в базе данных.

Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах.

Формы

С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд и другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.

С помощью кнопок команд задаются данные, которые должны появляться в форме, открываются прочие формы и отчеты и выполняется ряд других задач. Например, есть "Форма клиента", в которой вы работаете с данными о клиентах. И в ней может быть кнопка, нажатием которой открывается форма заказа, с помощью которой вы вносите информацию о заказе, сделанном определенным клиентом.

Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.

Дополнительные сведения о формах см. в статье Формы.

Отчеты

Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например "Какую прибыль в этом году принесли нам наши клиенты?" или "В каких городах живут наши клиенты?" Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.

Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена текущая информация базы данных. Отчеты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.

Дополнительные сведения об отчетах читайте в статье Общие сведения об отчетах в Access.

Запросы

Запросы могут выполнять множество функций в базе данных. Одна из их основных функций — находить информацию в таблицах. Нужная информация обычно содержится в нескольких таблицах, но, если использовать запросы, ее можно просматривать в одной. Кроме того, запросы дают возможность фильтровать данные (для этого задаются критерии поиска), чтобы отображались только нужные записи.

Используются и так называемые "обновляемые" запросы, которые дают возможность редактировать данные, найденные в основных таблицах. При работе с обновляемым запросом помните, что правки вносятся в основные таблицы, а не только в таблицу запроса.

Есть два основных вида запросов: запросы на выборку и на изменение. Запрос на выборку только находит данные и предоставляет к ним доступ. Результаты такого запроса можно просмотреть на экране, распечатать или скопировать в буфер обмена, а также использовать в качестве источника записей для формы или отчета.

С помощью запроса на изменение, как видно из названия, можно выполнять определенные операции с найденными данными: создавать таблицы, добавлять информацию в уже существующие таблицы, а также обновлять или удалять данные.

Дополнительные сведения о запросах см. в статье Знакомство с запросами.

Макросы

Макросы в Access — это нечто вроде упрощенного языка программирования, с помощью которого можно сделать базу данных более функциональной. Например, если к кнопке команды в форме добавить макрос, то он будет запускаться всякий раз при нажатии этой кнопки. Макросы состоят из команд, с помощью которых выполняются определенные задачи: открываются отчеты, выполняются запросы, закрывается база данных и т. д. Используя макросы, можно автоматизировать большинство операций, которые в базе данных вы делаете вручную, и, таким образом, значительно сэкономить время.

Дополнительные сведения о макросах см. в статье Общие сведения о программировании в Access.

Модули

Подобно макросам, модули — это объекты, с помощью которых базу данных можно сделать более функциональной. Но если макросы в Access составляются путем выбора из списка макрокоманд, модули создаются на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой наборы описаний, инструкций и процедур. Существуют модули класса и стандартные модули. Модули класса связаны с конкретными формами или отчетами и обычно включают в себя процедуры, которые работают только с этими формами или отчетами. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в списке Модули в области навигации.

Дополнительные сведения о модулях см. в статье Общие сведения о программировании в Access.

Основными компонентами (объектами) базы данных являют­ся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

Таблица — фундаментальная структура системы управления реляционными базами данных. В Microsoft Access таблица — это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). При этом каждое поле содержит от­дельную часть записи (например, фамилию, должность или ин­вентарный номер). Обычно каждая таблица используется для хра­нения сведений по одному конкретному вопросу (например, о сотрудниках или заказах).

Читайте также:  Установка компьютера в машину

Запрос — вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инст­рукция на отбор записей, подлежащих изменению.

Перечислим типы запросов, которые могут быть созданы с по­мощью Microsoft Access:

запрос-выборка, задающий вопрос о данных, хранящихся в таб­лицах, и представляющий полученный динамический набор в ре­жиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, вне­сенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах;

запрос-изменение, изменяющий или перемещающий данные. К этому типу относятся запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы или запрос на ее обновление;

перекрестные запросы, предназначенные для группирования данных и представления их в компактном виде;

запрос с параметрами, позволяющий определить одно или не­сколько условий отбора во время выполнения запроса;

запросы SQL, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL: запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. Язык SQL (Structured Query Language) — это язык запросов, который часто используется при анализе, обновлении и обработке реляционных баз данных (например, Microsoft Access).

Форма это объект Microsoft Access, в котором можно разме­стить элементы управления, предназначенные для ввода, изобра­жения и изменения данных в полях таблиц.

Отчет это объект Microsoft Access, который позволяет пред­ставлять определенную пользователем информацию в определен­ном виде, просматривать и распечатывать ее.

Макрос одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи.

Макрокоманда основной строительный блок макроса; само­стоятельная инструкция, которая может быть объединена с други­ми макрокомандами для автоматизации выполнения задачи.

Модуль набор описаний, инструкций и процедур, сохранен­ных под одним именем. В Microsoft Access имеется три типа моду­лей: формы, отчета и общий. Модули форм и отчетов содержат локальную программу для форм или отчетов. Если процедуры об­щего модуля явным образом не объявлены личными для модуля, в котором они появляются, значит, они распознаются и могут вызываться процедурами из других модулей этой базы данных.

База данных может содержать несколько модулей, в том числе общие модули, модули форм и модули отчетов.

Виды запросов в Access, их назначение. Назначение и структура отчетов в Access. Виды макросов и их назначение. Группы макросов. Автоматически выполняемый макрос.

Общие сведения о запросах

Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям (например, данные о торговых операциях за последний квартал).

В Access запросы делятся на QBE – запросы (Query By Example — запрос по образцу), параметры которых устанавливаются в окне конструктора запросов, и SQL – запросы (Structured Query Language— структурированный язык запросов), при создании которых применяются операторы и функции языка SQL. В Access 97/2000 легко преобразовать QBE запрос в SQL запрос.

Запрос можно адресовать одной таблице, однако многие запросы к базам данных извлекают информацию из нескольких таблиц. Запросы достаточно гибки и позволяют просматривать данные так, как удобно пользователю.

Типы запросов

Запрос на выборку – самый распространенный тип запроса. Извлекает данные из одной или нескольких таблиц и результаты отображает в объекте в режиме таблицы. Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице, который называется Recordset (динамический, временный набор данных или виртуальный) и не хранится в базе данных. Базовые таблицы при этом не изменяются.

Запрос с параметрами – это запрос, при каждом запуске которого свойства запросов изменяются пользователем. Эти запросы удобно использовать как базовый источник данных для форм и отчетов. Например, на основе отчета с параметрами можно создать отчет о представлении ежемесячных расходов. Во время вывода отчета на печать Ms Access будет открывать диалоговое окно с приглашением указать месяц, для которого создается отчет.

Перекрестный запрос – отображает результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум наборам данных в компактном формате перекрестной таблицы, подобной формату данных в электронных таблицах. Первый набор выводится в столбце слева и образует заголовки строк, а второй выводится в верхней строке и образует заголовки столбцов.

Запрос на изменения – это запрос, который позволяет, выполнив одну операцию, внести изменения во многие записи. Существует 4 типа запросов на изменение:

§ на создание таблицы,

§ на удаление записей,

§ на обновление записей.

Перечисленные типы запросов на изменение позволяют автоматически воздавать новые таблицы или изменять базовые таблицы в соответствии с данными результирующих таблиц.

SQL – это запрос, создаваемый с помощью инструкции SQL. Примерами запросов SQL являются запрос на объединение, запрос к серверу, управляющий запрос и подчиненный запрос.

Все типы запросов доступны в режиме Конструктора по команде главного меню Access Запрос.

В Access составить несложный запрос можно автоматически с помощью Мастера простых запросов. Для этого во вкладке Запросы окна БД следует щелкнуть на кнопке Создать, затем в диалоговом окне Новый запрос выбрать значение Простой запрос и нажать кнопку ОК.

Более универсальное средство для создания запросов в Access предоставляет режим Конструктор, которое называется бланком запроса по образцу.

Структура отчета

Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме. В отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне и предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы. Содержание отчета размерами в лист формата А4 можно увидеть в окне предварительного просмотра, но нельзя разобрать его содержание. При просмотре документа с увеличением в окне предварительного просмотра помещается только часть отчета. Возможен просмотр макета отчета в режиме конструктора.

Структура отчетов, как и форм, состоит из разделов и элементов управления.

Заголовок отчета – печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.

Верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы.

Заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы.

Область данных – печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса.

Примечание группы – печатается после обработки последней записи группы.

Нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы.

Примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех записей.

Проектирование отчета состоит в создании структуры его разде­лов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access должна "знать" все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от операционной системы. Соответственно, принтер в сис­теме должен быть установлен.

При отсутствии принтера отчеты создавать все-таки можно. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы Пуск, Настройка, Принтеры, Установка принтера, после чего зарегистрировать драйвер принтера, либо выбрав один из драйверов, прилагающихся к самой операционной системе.

Комментировать
0 просмотров
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
Adblock detector